月次決算効率化

本日は、月次決算効率化について記事にしたいと思います。

上場を目指す企業、上場を目指さない企業、様々な企業がありますが、月次決算は経営上とても重要です。

経理担当者は、以下のポイントを参考にして、早くて精度の高い月次決算を実現して頂ければ幸いです。

１．前月内で対応出来る事は完了させておく

月次決算は、翌月に入らないと進められないと考えられている方が一定います。

しかし、翌月に入る前に処理出来る事は一定あります。

従って、前月内で対応出来る事は事前に対応させておくと、翌月の月次決算が効率的に進められます。

２．他部署に依頼するべきことを前月中に依頼しておく

月次決算は経理部だけで完結することは出来ません。

他部署から「何を」「いつまでに」「どうやって」情報を提出してもらうか、相手が理解出来るように伝える必要があります。

この時注意することは、一方的に伝えて完了ではなく、相手が理解して、問題なく対応して頂けるようになるまで依頼内容等を明確にする必要があります。

月末2～3営業日前位にメール等でお伝えするケースをよくみます。

３．翌月にならないと出来ない業務を事前に洗い出す

毎月、行きあたりばったりにならないように、事前に、翌月にならないと出来ない業務を洗い出しておく必要があります。

当然、前月中に出来る業務は前月中に対応することが、月次決算を効率的に進める上で重要です。

どうしても前月中に出来ない業務のみを洗い出す必要があります。

４．前月と異なるイレギュラーな事項が無いか確認する

前月と異なる取引の有無を事前に把握しておく必要があります。

このようなイレギュラーな取引は誤る可能性が高くなりますし、時間もかかる可能性があるので、事前に把握しておく必要があります。

加えて、事前に把握した時点で、処理内容も確認しておくと月次決算で迷わなくて済みます。

５．出来る業務を時系列に並べる

業務を粗い出したら、時系列に並べて、出来るようになったものから順次処理していきます。

当然、時系列が同じタイミングのものがあれば、重要性が高いものから処理していきます。

また、処理する上で他部署に確認が必要なもの等、確認に時間を要する事項は、優先順位を上げて対応する必要があります。

６．前月と同様の事項は機械的に処理する

前月と同様の事項は、頭を使わずに機械的に処理するとスピードがあがります。

イレギュラーな取引等に時間を使う可能性があるので、定例的な事項は、スピードを最優先で進める必要があります。

７．入力完了後、前月や前年同月と比較する

月次決算が完了したら、前月や前年同月等と比較し、何か漏れが生じていないか、イレギュラーな事項が適切に反映されているか等、全体感を確認する必要があります。

月次決算処理を行っていると、どうしても全体感を忘れてしまう事があります。

そういった時、月次決算数値を比較する事により、漏れや重複に気付く可能性があります。

８．うまくいかなった事を把握し次月に活かす

当然、想定通りに行かないことも出てきます。

大事な事は、２度と同じミスをしないことです。

一つ一つ対処していく必要がありますが、継続する事により件数は減っていくはずです。

 

以上、月次決算の効率化について述べさせて頂きました。

記事にすると当たり前の事のように捉えられますが、出来ている企業は多く無いです。

当然、経理システムはIT化されている等は前提となりますので、人が絡まざるを得ない部分について、記載しています。

IT化が進んでも、人がやらなければいけないことは多少残りますが、事前に準備をして、業務を見える化し、毎月ブラッシュアップしていくと、スピードと精度を担保した月次決算が可能になります。

この記事が少しでもお役に立てれば幸いです。